Tutorial G Suite For Education Gratis Untuk Sekolah dan Universitas

Halo kawan-kawan KelasInformatika. Pada Kesempatan kali ini kami akan berbagi tutorial untuk mendapatkan layanan teknologi administrasi perkantoran dan pendidikan yang sangat berguna untuk sekolah. yaitu G Suite For Education Gratis dan Unlimited dari Google.

Sebelum membahas lebih lanjut. Perlu di ingat bahwa tutorial ini berdasarkan pengalaman salah satu admin yang pernah berhasil mendaftarkan sekolah untuk mendapatkan layanan Google Suite For Education sekitar 2 tahun yang lalu. Jadi bisa saja terdapat beberapa perubahan kebijakan dari Google dalam memberikan layanannya.

A. Apa Itu G Suite For Education gratis?

G suite merupakan layanan dari Google Cloud untuk keperluan komunikasi, administrasi, Pendidikan dan layanan Cloud lainnya yang terintegrasi dalam satu paket identitas suatu etitas bisnis atau institusi.

Sebenarnya, kita – dan kebanyakan – pasti sudah mengenal dan merasakan layanannya di kehidupan sehari-hari. Misalnya seperti berkirim email dengan Gmail, menyimpan data di Google Drive, atau membuat dokumen di Google Doc.

Nah terus apa perbedaanya?

Seperti yang dikatakan dalam pengertian di atas. Perbedaan antara G Suite dan Layanan standar dari Google lain nya adalah identitas yang terintegrasi di dalam layanannya.

Contoh.

Jika kita menggunakan email menggunakan layanan Gmail standar, maka alamat email kita adalah pengguna@gmail.com. Sementara jika menggunakan layanan Gmail dalam paket G Suite ini akan ber alamat pengguna@namasekolah.sch.id.

Sistem dan fitur nya akan sama. Tetapi yang membedakan adalah identitas yang menempel di layanan tersebut yang akan berguna untuk branding sebuah intitusi.

G suite for education sama persis dengan G suite standar. Yang paling membedakannya adalah Google tidak memberikan harga sepeser pun alias gratis untuk paket ini.

Karena paket ini ditunjukkan untuk keperluan pendidikan atau lembaga non profit seperti yayasan amal. Sepertinya ini merupakan salah bentuk program CSR (Corporate Social Responsibility) nya Google.

B. Fitur G Suite For Education gratis

Apa saja fitur yang terdapat dalam paket G Suite for Education, berikut ringkasannya:

  • Email @SekolahAnda.sch.id
  • Google Classroom untuk aplikasi pembelajaran online sekolah
  • Kontrol admin lanjutan
  • Migrasi data yang mudah
  • Gmail untuk kelola Surat Elektronik (E-Mail)
  • Kalender
  • Hangouts Chat untuk aplikasi Perpesanan
  • Hangouts Meet untuk aplikasi peangilan video atau rapat video
  • Dokumen untuk membuat dokumen serupa dengan Microsofr Word
  • Spreadsheet membuat dokumen serupa dengan Microsofr Excel
  • Formulir untuk membuat Formulir
  • Slide untuk membuat presentasi serupa dengan Microsofr Power Point
  • Sites untuk membuat website
  • App Maker untuk membuat aplikasi
  • Keep untuk menyimpan catatan
  • Drive untuk menyimpan data
  • Cloud Search untuk pencarian di Cloud
  • Konsol Admin untuk pengaturan dan kelola G suite
  • Vault untuk pengolaan aset dan arsip data
  • Ponsel untuk menggunakan akun G suite di ponsel pengguna

Bagaimana, sungguh luar biasa kan? Nah mari kita lanjutkan bagaimana sekolah atau universitas kita bisa masuk kualifikasi untuk di terima mendapatkan layanan G Suite for Education. Ikuti langkah perlangkah ya 🙂

C. Langkah Pendaftaran G Suite For Education gratis

Sebagai catatan dan himbauan. Pendaftaran ini baiknya dilakukan oleh pengambil keputusan IT dan/atau personel yang berwenang untuk mendaftarkan seluruh institusi.

Karena didalamnya terdapat banyak istilah yang berkaitan dengan teknis IT. Keep Spirit 🙂

1. Memiliki Domain Sekolah atau Universitas

Pertama-tama kita harus memiliki domain yang mencerminkan sebuah institusi pendidikan.

Di Indonesia domain resmi untuk intitusi pendidikan yaitu .sch.id untuk sekolah, .ac.id untuk perguruan tinggi, .or.id untuk yayasan dan ponpes.id untuk pondek pesantren. Jika kamu belum punya domain sekolah kamu bisa mengikuti tutorialnya di sini.

Berdasarkan pengalaman admin sendiri. Akan sangat lebih baik jika kita memiliki sepaket dengan hosting nya juga. Karena sistem yang digunakan di google mudah sekali terintegrasi dengan verifikasi hosting dan domain.

2. Memulai Pendaftaran

Buka alamat website G Suite for Education. Kemudian klik Mulai

Tampilan Halaman beranda G Suite for Education
Tampilan Halaman beranda G Suite for Education

Kemudian pilih Mulai kembali pada menu “Daftarkan institusi Anda untuk G Suite”.

Dilanjutkan ke halaman memilih paket edisi G Suite for Education. Ada dua edisi yang tersedia: Pertama G Suite for Education dengan harga yang gratis dan akan tetap gratis. Yang kedua adalah G Suite Enterprise for Education yang harus membayar di dalamnya. Pastinya edisi kedua memiliki fitur yang lebih lengkap.

Pilih Mulai pada edisi yang pertama yaitu G Suite for Education. Maka akan diarahkan ke halaman pendaftaran lebih lanjut.

Tampilan Halaman pendaftaran G Suite for Education
Tampilan Halaman pendaftaran G Suite for Education

Klik tombol berikutnya yang berwana biru. Maka kita di haruskan untuk mengisi identitas sekolah kita.

Isi nama institusi dengan nama sekolah kita.

Klik pada opsi tingkatan pendidikan. Pilih opsi yang sesui dengan tipe sekolah kita. Ada dua opsi: Pendidikan dasar atau menengah dan Pendidikan tinggi.

Kemudian klik berikutnya.

Masukkan alamat website atau domain sekolah kita. Misal smkn1rongga.sch.id

Kemudian pilih jumlah siswa dan staf yang ada di sekolah. Misal 500 – 1000.

Selanjutnya pilih lokasi negara – Indonesia tentunya – dan isikan nomor telepon sekolah. Saran, gunakan terlebih dahulu nomor HP admin supaya mudah untuk konfirmasi.

Masukkan alamat institusi dengan lengkap mulai dari alamat Jalan, kode pos sampai provinsi.

Selanjutnya masukkan alamat email yang dapat dihubungi. Disarankan email dari Gmail.

Selanjutnya kita disuruh untuk memasukkan domain sekolah kita. Pilih “Ya, saya memiliki domain yang dapat digunakan” untuk memasukkan domain sendiri. Kita bisa saja membeli langsung dari domain yang disediakan oleh Google. Tetapi, domain id masih tidak tersedia di layanan domain google. Kemudian klik selanjutnya.

Masukkan nama domain sekolah kita yang selanjutnya akan menjadi identitas G Suite for Education ini. Misal smkn1rongga.sch.id

Baca dengan seksama pesan yang ditampilkan kemudian klik berikunya.

Selanjutnya masukan identitas kamu sebagai admin. yaitu nama depan dan nama belakang.

Pada langkah berikutnya kita akan membuat akun administrator untuk masuk ke halaman admin G Suite. Misalkan buat username admin@sekolahanda.sch.id dan masukkan passwordnya.

Selanjutnya perhatikan pesan yang tampil dilayar. Kemudian klik OK atau berikutnya.

Baca dan amati ”Persetujuan Sekolah G Suite untuk Pendidikan” dilayar. Jika sudah sudah memahami klik setuju dan lanjutkan.

Ceklis “saya bukan robot” untuk melewati peringatan kemanan pendaftaran. Kemudian klik setuju dan buat akun.

Setelah selesai maka kita akan di berikan waktu Masa uji coba 14 hari G Suite for Education dimulai dari awal pendaftaran. Selama periode uji coba, Google akan menilai kelayakan kita bagi G Suite for Education.

Kemudian, silahkan cek di email anda yang telah dimasukkan di awal sebagai kontak yang dapat dihubungi. Maka akan ada pemberitahuan “Selamat datang di G Suite untuk Pendidikan” dan memberitahukan detail akun G suite kamu.

Email Notifikasi
Email Notifikasi G Suite for Education

Sekarang kita di haruskan verifikasi domain yang didaftarkan paling lambat pada 10 hari dari pendaftaran. Sementara itu, kita dapat menyiapkan akun untuk kita sendiri dan 9 pengguna lainnya sebagai percobaan.

Langkah selanjutnya mari kita masuk ke akun G Suite yang telah di daftarkan tadi.

D. Menyiapkan Akun G Suite

1. Masuk Ke Akun G Suite

Silahkan buka peramban (Browser) disarankan memakai Google Chrome. Kemudian Buka alamat dashboard Admin Google Suite yaitu admin.google.com

Masukkan username dan kata sandi yang telah dibuat sebelumnya. Misal punya saya, username: admin@smasekolahsaya.sch.id dan kata sandi (sesuai sandi kamu) kemudian login.

Kemudian ada notifikasi “Selamat datang di akun baru Anda” maka baca dengan seksama dan lanjutkan dengan klik terima.

Maka selamat kamu akan masuk ke halaman Google admin G Site for education.

Halaman Google admin
Halaman admin G Suite for Education

Ini merupakan halaman Google admin kamu. kamu bisa mengatur apapun kedepan nya dari jendela ini. Pembahasan tentang fitur-fitur pada google admin tidak akan saya bahas disini karena pasti akan panjang artikelnya. Saya akan buat artikel tersendiri untuk pembahasannya.

Google admin ini masih belum sepenuh nya bisa kamu kelola. Karena kita harus mengintegrasikan akun G suite dengan domain kita. Sebagai tanda kepemilikan dan keabsahan akun kita.

Selanjutnya kita klik tombol Mulai Penyiapan.

langkah pertama adalah “Verifikasi domain Anda untuk mengaktifkan akun Anda”. Silahkan klik tombol tersebut. Maka kita akan diberikan metode verifikasi kepemilikan domain. Ada tiga metode.

Supaya lebih simpel, saya sarankan untuk memilih metode pertama yaitu unggah file html ke file root halaman beranda web sekolah kamu. Ini akan memakan waktu yang cepat dalam verifikasi. Nah tetapi syaratnya sekolah kamu harus sudah memiliki hosting web sekolah.

Metode kedua yaitu menambahkan tag meta ke laman beranda wbsite sekolah kamu. Salin tag meta yang diberikan dan tempelkan ke dalam <head> laman beranda sekolah kamu. Misal (http://smasekolahsaya.sch.id). Tag harus berada di antara tag <head> dan </head>, sebelum tag <body>. Metode ini juga sama, syaratnya sekolah kamu harus sudah memiliki hosting web sekolah.

Kemudian metode ketiga menambahkan data host domain (CNAME atau TXT) ke halaman admin domain kamu. Host domain adalah perusahaan yang mengelola domain kamu: misal smasekolahsaya.sch.id.

Nah kalau begitu mana metode yang sebaiknya harus kita gunakan? berdasarkan pengalaman penulis. Metode yang cepat dan mudah itu adalah menggunakan metode pertama yaitu meng unggah file html ke file root halaman beranda web sekolah.

Karena saya yakin dan asumsikan, sekolah kamu yang ingin membuat G Suite for education ini setidaknya sudah memiliki juga website sekolah secara mandiri. Atau minimal telah memiliki domain dan hosting.

Jadi pada artikel ini saya akan berfokus pada tutorial dengan asumsi bahwa sekolah sudah memiliki domain dan hosting. Untuk pemasangan yang hanya memiliki domain saja sebenarnya tidak jauh berbeda. Silahkan bisa di explore sendiri.

Oke, kita lanjut…

2. Verifikasi Kepemilikan Domain

Pada halaman “Verifikasi kepemilikan domain Anda” pilih metode unggah file html ke folder root web sekolah kamu. Folder root ini biasanya terletak dengan file publik index.html atau index.php.

Halaman Verifikasi domain
Halaman Verifikasi domain G Suite for Education

Kemudian klik Download file html yang telah google berikan. Ceklis juga “Saya telah mengunduh file verifikasi HTML”. Nama file html tersebut biasanya berupa kombinasi huruf dan angka yang tak terstruktur. Misal: google739ab195d8a8351b.html

Selanjutnya kita harus mengunggahnya ke hosting tempat folder website kita berada. Simpan saja folder tersebut tanpa dibungkus dengan folder lain. Jika kamu menggunakan hosting cpanel maka simpan saja di folder public_html.

Folder Public_html cpanel
Folder Public_html cpanel

Jika sudah diletakkan di folder public_html maka selanjutnya adalah menakan tombol verifikasi pada halaman verifikasi kepemilikan domain kamu. Tunggu proses loading. Jika berhasil maka kamu akan mendapatkan pemberitahuan bahwa domain tesebut adalah milik anda.

Proses verifikasi domain
Proses verifikasi domain

Tindakan ini akan meminta Google memeriksa file HTML di host web kamu. Verifikasi domain oleh Google dapat berlangsung hingga satu jam. Jika file HTML tidak segera ditemukan, google akan terus memeriksanya secara berkala. Jadi tunggu saja sampai berhasil ya 🙂

2. Menyiapkan data MX

Setelah memverifikasi domain kita anjutkan ke tahap berikutnya. Untuk mulai menggunakan G Suite, kita perlu mengonfigurasi data MX domain untuk mengarahkan aliran email ke server email Google.

Pengaturan MX bisa berbeda-beda disetiap jenis hosting. Di sini saya akan memberikan tutorial untuk hosting cpanel. Karena biasanya hosting di Indonesia menggunakan hosting Cpanel ini.

  • Login ke hosting cPanel untuk domain yang ingin digunakan dengan G Suite.
  • Di cPanel scroll ke bawah ke Domains lalu klik Zone Editor.
Zone editor pada Setting G Suite
Zone editor pada setting G Suite
  • Kemudian di domain sekolah kamu klik manage. Maka akan masuk ke halaman Zone Records. Sekarang kita akan masukkan alamat server MX google di domain kita. Berikut ini adalah alamat Server MX G Suite:
Alamat Server MX Prioritas
ASPMX.L.GOOGLE.COM. 1
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5
ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 10
ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 10
  • Petama kita masukkan baris pertama.
  • Klik Add New Record, Pilih MX Record.
Add new Record Dns Editor - setting G Suite
Add new Record Dns Editor
  • Masukkan 1 di kolom Priority
  • Masukkan ASPMX.L.GOOGLE.COM. di kolom Destination
  • Klik Add New Record.
Tambah MX Server Google - Setting G Suite
Tambah MX Server Google
  • Ulangi langkah diatas sampai semua alamat  server MX dari google terisi semua.
  • Sekarang kembali ke dashboard admin G Suite kamu. Silahkan cek status validasi kamu di menu Domains pilih add / remove Domains. 
  • Setelah selesai menambahkan semua data MX G Suite, klik Saya telah menyelesaikan langkah-langkah ini untuk meminta Google mencari data MX domain Anda.

Waktu propagasi MX record akan memakan beberapa waktu. Silahkan cek berkala dalam beberapa jam untuk melihat hasilnya. Nanti, akan ada beberapa status tentang hasil propagasi ini yaitu:

  • Verified, Set up Google MX Records Artinya kita harus memasang Google MX Records di domain kita. Jika telah dilakukan maka abaikan saja.
  • Active / Primary Domain: Artinya domain kamu sudah aktif dan terintegrasi dengan G Suite.
  • MX records setup validation failed… View instructions: Artinya domain dan MX records belum berhasil di validasi. Silahkan ulangi tahapan verifikasi domain dan MX Records dengan seksama untuk memperbaikinya.

Jika status sudah active. Itu artinya kamu sudah menyelesaikan tahapan integrasi G Suite dengan domain kamu. Selamat.

Tahap selanjutnya adalah memenuhi persyaratan supaya akun G Suite kita menjadi layanan G Suite for Education gratis.

Bersambung 🙂

label,

About the author

Leave a Reply